Todo gasto comprobado fuera de los 50km al redor de la dirección fiscal de la empresa, cuenta como un viático. Para poderlo hacer deducible debe contar con los siguientes requisitos: Si existe gasto de combustible (este deberá ser pagado con tarjeta débito o crédito) será complementado con pago de casetas (peaje). Si incluye hospedaje será complementado con boletos de transportación foráneos, trasportación local y/o combustible y peajes. Dependiendo la duración del viaje, se comprobarán alimentos (desayuno, comida y cena) se deberán considerar las propinas y comisiones que cobran los establecimientos. Todo gasto que no sea comprobado con una factura, deberá comprobarse con un ticket de compra, nota, remisión y/o en su defecto con un vale. Las cantidades autorizadas por comprobar, dependerán de la directiva de cada empresa. Se designarán las personas autorizadas a viaticar con la finalidad de darlas de alta en el sistema. Ya propuestas las políticas en cada empresa comenzaremos con la explicación del uso del apartado de gastos dentro de la aplicación MetaContable.

Alta de responsable

Para poder dar de alta un Víatico daremos clic en el apartado Gastos/Viáticos/Catálogo

Enseguida visualizamos un listado de viáticos. Para dar de alta un viático, daremos clic en el botón

Enviara nueva pantalla, capturamos los datos solicitados.

Observaciones:

Folio: se recomienda una nomenclatura en consecutivo de acuerdo al tipo de gastos, es decir:

• V001 para viáticos
• PT001 para pago por cuenta de terceros
• C001 para caja chica

Comisión: Nombre del curso o razón del viaje.

Tipo: Seleccionamos la forma de pago mediante la cual el responsable realizará el gasto:

• Con depósito. - debe existir un depósito inicial por cheque o transferencia electrónica para poder asociar gastos deducibles y no deducibles.

• Sin depósito. - para este tipo de pago por terceros no es necesario tener un saldo disponible, se pueden asociar los gastos deducibles y no deducibles necesarios.

• Tarjeta de débito. – los gastos deducibles a este pago por terceros deben estar asociados a un movimiento bancario.

• Tarjeta de crédito. – los gastos deducibles a este pago por terceros deben estar asociados a un movimiento bancario.

Nombre del comisionado: es el nombre de la persona que realizara dicho viaje o que es responsable de la comprobación del viaje, para ello, deberá estar dado de alta con el tipo de gasto de viático.

Persona que autoriza: es el jefe directo o persona que lo está autorizando a dicho viaje.

Persona que elabora el reporte: en algunos casos será el mismo comisionado, pero en algunos otros casos, existe personal administrativo que se encarga de la captura de los gastos comprobados, para ello, es necesario el nombre de la persona que está realizando el reporte de la comprobación.

Lugar de la comisión: es el lugar (ciudad, domicilio o sede) del viaje o curso.

Fecha de inicios de gastos: aunque se escuche incoherente, existen gastos que se realizan con anticipación, como la compra de boletos aéreos o terrestres, para obtener precios accesibles, así como algún otro tipo de gasto, por lo que se solicita la fecha a partir de cuándo se realizó el primer gasto para el curso, viaje, etc. facilitando la comprobación exacta.

Periodo de la comisión: como el nombre lo indica son las fechas específicas para las cuales se está realizando el viaje.

Motivo de la comisión: Se deberá detallar brevemente el motivo o finalidad de la comisión. Al terminar de capturar los datos correspondientes, se da clic en registrar.

Daremos clic en el apartado Gastos/Viáticos/Catálogo

Procedemos a dar clic en despliega un submenú con los conceptos:

Observación:

• Con depósito. - debe existir un depósito inicial por cheque o transferencia electrónica para poder asociar gastos deducibles y no deducibles.

• Sin depósito. - para este tipo de pago por terceros no es necesario tener un saldo disponible, se pueden asociar los gastos deducibles y no deducibles necesarios.

• Tarjeta de débito. – los gastos deducibles a este pago por terceros deben estar asociados a un movimiento bancario.

• Tarjeta de crédito. – los gastos deducibles a este pago por terceros deben estar asociados a un movimiento bancario.

Damos clic en el campo status, mostrado un submenú con las opciones: vigente, pendiente, pagado y cancelado, seleccionamos una opción dando clic.

Enseguida nos muestra listado de viáticos.

Pasada la fecha de la comisión se procede a la comprobación, para ello la manera de asociar los comprobantes fiscales al gasto será se la siguiente manera:

Iremos al apartado de Comprobantes/ Recibidos

Nos mostrara todos lo CFDI, observamos del lado derecho, el cual utilizaremos para realizar la asociación correspondiente al viático.

Observamos la siguiente ventana, elegimos el tipo de gasto.

Observamos nueva pantalla, solicitando datos para la asociación del viático, capturamos la información requerida.

En el campo de viático, despliega los viáticos que se registraron se selecciona el viático al cual queremos asociar el gasto.

Elegimos el concepto de viático.

El campo de Propina/Servicio/Comisión, se utilizará para los deducibles que lleven un cargo extra que no esté dentro de la factura, pero complementa el gasto, para el caso de viáticos con tarjeta deberá coincidir el gasto.

Finalmente se elegirá la fecha a la que corresponde el gasto, debido a que en ocasiones las fechas de las facturas no corresponde a la fecha del gasto realizado.

Procedemos a dar clic en Gastos/Viáticos/Catálogo

Muestra la siguiente pantalla, damos clin en el botón para visualizar nuestra comprobación.

Visualizando nueva pantalla con la comprobación de viáticos y gastos de viaje, la cual nos muestra los comprobantes deducibles, podemos visualizarlos dándole un clic en el botón y los no deducibles los cuales podemos editar y ambos los podemos eliminar con

Tenemos la opción para visualizar nuestra comprobación a través desde el submenú de comprobaciones. Damos clic en apartado Gastos/Viáticos/Comprobaciones

Cuenta con el filtro para búsqueda avanzada por nombre de la comisión, curso o viaje, para la captura de gastos no deducibles en la ventana de comprobantes de viáticos daremos clic en el botón

Nos mostrará una ventana para detallar el gasto a comprobar, ingresamos los datos solicitados.

En el apartado de concepto se despliega un submenú, elegimos un concepto de viático.

El campo de Propina/Servicio/Comisión, se utilizará para cargo extra, que complementa el gasto.

Finalmente se elegirá la fecha a la que corresponde el gasto.

La aplicación nos brinda un reporte ejecutivo, listo para presentarlo a nuestros directivo o jefes inmediatos, tenemos dos opciones Comprobaciones y Desglose IVA

Si damos clic en nos desplegara las opciones exportat XLSX y exportar PDF.

Reporte ejecutivo en PDF de detalle de viático y gastos de viaje.

Reporte ejecutivo en XML de detalle de viático y gastos de viaje.

Si damos clic en desglose de IVA nos desplegara las opciones exportar XLSX y exportar PDF.

Reporte ejecutivo en PDF de detalle de viático y gastos de viaje comprobación con IVA.

Reporte ejecutivo en XML de detalle de viático y gastos de viaje comprobación con IVA

Finalmente, para cerrar el viático es a través del pago del mismo, daremos clic Gastos/Viáticos/Depósitos/Liquidaciones

Mostrando una segunda pantalla, dando clic en el botón

Aparecerá nueva ventana, donde ingresamos los datos solicitados.

Observación:

Viático: de acuerdo al folio y nombre de la comisión (curso, viaje, etc.) se desplegará una lista para seleccionarlos.

• Tipo: según la acción a tomar se elegirá la que corresponda del siguiente menú:

• PAGO: se considera cuando en una sola exhibición se reembolsará el gasto comprobado o cuando se le abona una parte al gasto comprobado.

• Deposito inicial: cuando al viaticante se le proporciona dinero para la comisión, curso o viaje.
• Liquidación: cuando se ha concluido la comprobación total de la comisión, curso o viaje se procede al reembolso absoluto o cuando con anterioridad se le ha abonado o pagado una parte y ahora corresponde liquidar el saldo restante.

• Remanente: este se utilizará solo para la asociación de movimientos de ingreso, pues es cuando al viaticante le sobra dinero del que se le proporciono para la comisión, curso o viaje o cuando no comprobó en su totalidad los gastos y tuvo que regresar la diferencia mediante un depósito bancario.

Movimiento: simbolizado por este icono, es para elegir el movimiento bancario (previamente cargado los movimientos bancarios en el menú de bancos).

Monto movimiento: este campo se llenará en automático cuando se seleccione el movimiento bancario con el cual se desea Pagar, liquidar o dar Depósito inicial al viático.

Monto: en este campo indicaremos si del movimiento bancario asociado se tomará todo el monto o solo cierta cantidad en específico.

Fecha: la fecha se seleccionará del calendario para especificar la fecha exacta del cierre del periodo de la comisión, viaje o curso o para indicar la fecha del pago, abono o liquidación (en el caso de que se estuviera capturando fuera de la fecha).

Para visualizar los pagos y liquidaciones para cada viático, solo se deberá filtrar, ya que por default nos muestra los últimos 25 movimientos realizados. Una vez realizado esto nuestro reporte de comprobación se verá modificado en las cantidades.