Manual de Usuario

Solo se podrán dar de alta aquellos responsables que sean directamente trabajadores de la empresa, es decir, que estén dados de alta con relación laboral, así mismo se les deberá hacer una carta responsiva por el manejo de efectivo/valores. Procedemos a dar de alta caja chica, dando clic en el menú de Gastos/Cajas chicas/Catálogo
Observamos pantalla de cajas chicas, para iniciar nueva caja, daremos clic en el botón Mostrará una nueva ventana donde ingresaremos los datos solicitados.

En el campo de responsables se desplegarán tantos nombres estén dados de alta, seleccionando el correspondiente. Tipo de apertura: Para iniciar una caja chica tenemos tres opciones de darle flujo de efectivo que se muestran a continuación:

• Caja general: Cuando el dinero se toma de las ventas en efectivo.
• Saldo Inicial: Cuando el dinero viene del sobrante del mes anterior.
• Movimiento bancario: Cuando el dinero proviene de un movimiento bancario de tipo Cheque o Transferencia Electrónica.

Errores al registrar la caja:

Si el responsable ya tiene una caja chica abierta, se mostrará el siguiente mensaje:

Si el monto para iniciar la caja es mayor al fondo fijo tampoco permitirá iniciarla y mostrará el siguiente mensaje:

Por default el sistema nos muestra las cajas abiertas, la caja que se dio de alta se encuentra en abierta, por lo que, en el filtro de resultados , elegiremos la opción abierta, para visualizar la caja(s) que se dio de alta.

Para editar una caja chica registrada, haremos clic en , solo permite editar los campos folio, descripción, saldo inicial y fecha de apertura.

Solo se utilizará cuando el empleado sea dado de baja por circunstancias ajena a la empresa, cierre del ejercicio fiscal anual, mensual, etc. o simplemente deciden cambiar de persona encargada de la caja chica, nos dará el monto por el cual deberá estar el movimiento bancario y solo estará activa en abierta. Para realizar un cierre haremos clic en el icono

Damos clic en cerrar caja chica, enviara una ventana emergente.

Para continuar deberemos llenar los siguientes datos.

Elegiremos el movimiento bancario si existe, Caja general si deja en efectivo, si no existe movimiento o efectivo, todo se registrara como Faltante de caja. Al dar clic en guardar mostrara la siguiente advertencia

Para cancelar una caja chica, haremos clic en , el icono solo se activa en las cajas abiertas, su funcionalidad es para eliminar las cajas que por error abrimos y no se van a utilizar.

Cuando damos clic en cancelar caja chica, enviara una ventana emergente.

Nota: Solo se pueden cancelar cajas que no tengan asociados gastos o reposiciones, de lo contrario el sistema nos notificara mediante una ventana de error.

Una vez que abrimos nuestra caja chica, podemos iniciar la captura de gastos deducibles y no deducibles.

Iremos al apartado de comprobantes / Recibidos

Nos mostrara todos lo CFDI, observamos los iconos del lado derecho, el cual utilizaremos para realizar la asociación correspondiente a la caja, de acuerdo con el empleado a cargo.

Nota: Es muy importante aclarar que solo se deben registrar gastos que se pagan en efectivo y se puede obtener el comprobante de manera inmediata, de no ser así, se trataría de un gasto por cuenta de terceros.

Al hacer clic en el icono, observaremos la siguiente ventana, elegimos el tipo de gasto.

Enseguida se selecciona la caja chica y hacemos clic en guardar.

Iremos al apartado de Gastos/ Cajas chicas/ Retiros

Damos clic en el botón

Capturamos los datos para registrar el nuevo gasto no deducible y hacemos clic en registrar.

Para el caso de reposición, consideramos el monto de reposición y emitimos un cheque, una vez cargado el movimiento en Bancos, nos vamos a la opción de Gastos/ Cajas chicas y seleccionamos dentro del menú Reposiciones.

Posteriormente en el botón daremos clic para visualizar la ventana de reposición.

Al momento de seleccionar al personal encargado dentro del campo caja chica, se puede elegir desde donde se repondrá el fondo de la caja chica, al igual que cuando la iniciamos, podemos elegir Caja genera o Movimiento bancario.

Si hacemos clic en el enlace al lado de la elección de la caja, podremos ver el detalle actual

Solo podemos registrar reposiciones por montos menores o iguales a lo que hemos gastado de nuestra caja, si elegimos un monto mayor, el sistema mostrara una notificación de error.

Si el monto para reposición de caja chica es mayor al fondo fijo, se debe cerrar la caja actual, iniciar una nueva caja con saldo inicial (el monto que nos quedaba de la caja anterior) poner el nuevo fondo fijo y asociar posteriormente la nueva reposición.